Peppol

De Belgische overheid maakt het vanaf 1 januari 2026 verplicht voor álle btw‑plichtige ondernemingen, dus ook diëtisten, om elektronische facturen in gestructureerd formaat te verzenden én te ontvangen via het Peppol‑netwerk. PDF’s via e‑mail of papieren facturen voldoen dan niet meer.

Wat betekent dit concreet voor diëtisten?

•  Alle uitgaande facturen naar andere btw‑plichtige bedrijven (bijv. zorgverleners, ziekenhuizen, leveranciers) moeten via Peppol worden verstuurd.
• Ook inkomende facturen (zoals aankoop van supplementen, softwarelicenties, materialen) moeten in gestructureerd formaat ontvangen en automatisch verwerkt kunnen worden.
• Facturatie naar particulieren of niet‑btw‑plichtige cliënten valt buiten deze verplichting, maar het systeem moet wel Peppol‑bereid zijn .

De nieuwe verplichting geldt voor alle btw-plichtige ondernemingen die actief zijn in de Business-to-Business (B2B) markt in België. Het betreft zowel leveranciers als afnemers die zijn gevestigd in België. Voor e-facturatie aan de overheid (B2G) is er al sinds 1 maart 2024 een bestaande verplichting.

Werkt u alleen voor particuliere klanten? Voor de uitgaande facturen aan particuliere klanten geldt de verplichting niet. Maar opgelet: u moet wel de gestructureerde elektronische facturen van uw leveranciers kunnen ontvangen. U moet dus wel degelijk uw systemen daarvoor aanpassen tegen januari 2026. 

Je facturen aan niet-B2B-klanten hoeven echter niet via Peppol te worden verzonden. Deze moeten nog steeds reguliere pdf's of op papier zijn. 

Naar het buitenland moet je (voorlopig nog) geen facturen via Peppol te versturen. In dat geval kan je nog steeds de reguliere kanalen gebruiken, zoals e-mail of post.

Wat betekent e-invoicing?
E-invoicing wordt ook wel e-factureren genoemd. Met e-invoicing factureer je door middel van een factuur in UBL-formaat. Deze factuur wordt verstuurd via het Peppol-netwerk. 

Belastingsvoordeel:
De verplichting van e-facturatie kan extra kosten met zich meebrengen. Misschien moet je voor e-facturatie overstappen naar andere software, of je huidige software uitbreiden. Gelukkig komt de Belgische overheid de ondernemingen daarin wel tegemoet. Extra kosten gemaakt om te voldoen aan de verplichting voor e-facturatie, zijn 
120% aftrekbaar Dit geldt zowel voor eenmanszaken als voor kmo’s.

1. Efficiëntie en administratieve winst:
   Automatische verwerking van facturen bespaart tijd, verkleint fouten en verbetert de cashflow.
2. Compliance & boetevermijding:
   Niet‑gestructureerde facturen zijn vanaf 2026 juridisch ongeldig in B2B‑verkeer en kunnen fiscale sancties opleveren.
3. Duurzaamheid:
   Minder papier betekent een groenere praktijkvoering, wat goed past bij de missie van Diëtisten.

• Peppol = Pan‑European Public Procurement OnLine
  Een beveiligd Europees netwerk voor het uitwisselen van gestructureerde zakelijke documenten (zoals facturen).
• Access Point‑model
  Je sluit je aan via een erkende provider (Access Point). Je facturen gaan in Peppol BIS‑XML-formaat, worden verzonden via je provider, en ontvangen door het systeem van je klant of leverancier.
• Four‑corner model
  • Jij stelt factuur op
  • Peppol Access Point zendt door
  • Ontvanger krijgt via eigen Access Point
  • Ontvanger verwerkt de factuur automatisch in hun systeem

Een Peppol-ID is het nummer waarmee u geïdentificeerd wordt op het Peppol-netwerk. Dit werkt zoals een telefoonnummer op een telecommunicatienetwerk. In België is de afspraak om een onderneming minstens met het ondernemingsnummer (uit de Kruispuntbank Ondernemingen) te registreren. Meer info vindt u op de website van de FOD BOSA. 

Wat betekent registratie op Peppol en is het hetzelfde als verbinden met Peppol?
Nee - Je kan facturen verzenden via verschillende softwaretools door verbinding te maken met Peppol. 
Je kan echter slechts met één softwaretool registreren. Wanneer je registreert, geef je aan dat je je facturen in die tool wil ontvangen. 

Hoe kunnen mijn leveranciers weten dat ik geregistreerd ben op Peppol en hoe kunnen ze me vinden?
Ze kunnen je vinden op basis van je KBO-nummer (BCE in Wallonië). Je KBO-nummer in België is je btw-nummer zonder de “BE” (dus alleen de cijfers).  

Wat als je een fout hebt gemaakt op een factuur?
Peppol staat niet toe dat dezelfde factuur met hetzelfde nummer twee keer wordt verzonden, aangezien de factuur al door de software van het andere bedrijf is verwerkt. Je moet een creditnota maken, de originele factuur kopiëren, deze bijwerken om de fouten te corrigeren en de nieuwe via Peppol verzenden.  

Wat als je een factuurherinnering moet verzenden?
Je kan geen factuurherinnering via Peppol verzenden. Als je klant niet heeft betaald, kan je een e-mailherinnering sturen waarin je herhaalt dat de originele factuur via Peppol is verzonden, en je kan de originele factuur als pdf bijvoegen. 

1. Inventariseer je software
   Ondersteunt je boekhoudprogramma of facturatietool al Peppol? Zo niet, kies een oplossing die dat wél doet
   => Vergelijk kost, gebruiksgemak, internationale dekking en integratiemogelijkheden.
2. Start tijdig
   Implementation kost tijd. Begin in de loop van 2025 zodat je naadloos overgaat vóór de deadline.
3. Train jezelf en eventueel je team
   Zorg dat je vertrouwd bent met het nieuwe proces en automatiseer zo veel mogelijk, zodat de overstap soepel verloopt.

• Federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning
• Federale overheidsdienst Financiën
• Teamleader
• Syndicaat der Zelfstandigen